Au cours des derniers mois, nous avons refait l'ensemble des règles des dépenses dans Rydoo. Grâce à vos commentaires sur notre product portal, nous avons pu nous concentrer sur ce qui est réellement important. Aujourd'hui, nous sommes fiers de vous présenter un ensemble de règles de dépenses qui peuvent être utilisées pour automatiser votre politique de dépenses et la rendre plus transparente pour vos employés.

 

L'approbation ou le rejet est une partie importante de la gestion des dépenses de votre entreprise. En fin de compte, tout le monde veut que ce processus se déroule le plus rapidement et le plus harmonieusement possible. Vos employés veulent savoir ce qui est permis ou pas et veulent être remboursés le plus rapidement possible. Les approbateurs, par contre, ne veulent pas passer trop de temps à vérifier les mêmes petites dépenses chaque jour.

Meilleures soumissions de dépenses

Le refus d'une dépense peut ralentir le flux d'approbation. Cela signifie que la dépense doit revenir à la case départ et passer par le processus d'approbation une fois de plus. En examinant les raisons les plus courantes pour lesquelles une dépense a été rejetée, nous avons découvert que 25% des dépenses ont été rejetées parce que :

  1. Le reçu est incorrect ou manquant
  2. La dépense est hors politique
  3. La dépense n'est pas divisée correctement

La plupart de ces rejets peuvent être évités en donnant des instructions plus claires sur ce qui est permis et ce qui ne l'est pas. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une bonne politique de dépenses. Si vous venez de commencer ou si vous voulez améliorer votre politique de dépenses, voici quelques conseils et astuces . La prochaine étape consiste à communiquer ces politiques à vos employés. Avec les nouvelles fonctionnalités que nous lançons aujourd'hui, cette étape deviendra plus facile qu'auparavant.

Les nouvelles règles de dépenses à Rydoo

Au cours des dernières semaines, nous avons refait l'ensemble de la section des règles, et nous sommes très enthousiastes à l'idée de la mettre enfin à la disposition de tous nos utilisateurs. 

Avec les nouvelles règles pour les dépenses, il sera beaucoup plus facile de :

🤓  Ajouter des règles avancées

Via les règles des dépenses, vous avez beaucoup plus d'options pour définir le publique d'une règle et aussi pour sélectionner l'action nécessaire.

⚠️  Communiquer au sujet de votre politique de dépenses

Grâce aux avertissements, vous pouvez donner immédiatement et en direct un retour à l'employé avant qu’il soumette une dépense.

🤖  Automatiser votre processus d'approbation

Avec des actions performantes, vous pouvez créer une règle et laisser qu’une règle saute automatiquement les étapes du flux d'approbation.

Alors comment ça va marcher ?

Les règles peuvent être établies en 4 étapes simples. En ajoutant les spécificités à chaque étape, vous disposez d'un nombre infini d'options pour copier vos politiques de dépenses dans Rydoo.

Si vous préférez regarder une vidéo plutôt que de lire, vous pouvez visionner la vidéo suivante.

  1. Utilisateurs
    Tout d'abord, vous devez sélectionner les utilisateurs pour lesquels les règles s'appliqueront. Vous pouvez soit sélectionner des utilisateurs au niveau d'une succursale, d'un groupe ou les utilisateurs mêmes, ou soit laisser la règle s'appliquer à tous les membres de l'entreprise.
  2. Condition
    Deuxièmement, vous devez spécifier les critères pour lesquels une règle doit s'appliquer. Ici vous avez la possibilité de choisir une catégorie et ensuite spécifier par montant, reçu ou période de la semaine. Vous pouvez même spécifier que la règle s'applique qu'à un certain pays, montant ou devise. Les différents critères peuvent également être combinés, ce qui permet une infinité d'options !
  3. Actions
    Troisièmement, les actions vous permettent de définir un avertissement qui apparaîtra lorsqu'un utilisateur enfreint une règle. Il s'agira d'un simple avertissement qui s'affichera lorsque l'utilisateur tentera de soumettre la dépense. En outre, vous pouvez sauter un certain niveau d'approbation ou créer une contre-dépense.
  4. Nom et statut
    Une règle sans nom est une règle plutôt ennuyeuse. Gardez vos règles organisées en leur donnant un nom et en y ajoutant une description.

🔍  Pour plus de détails, vous pouvez lire notre article détaillé sur le help desk , expliquant toutes les différentes étapes et options.

Automatiser votre politique de dépenses

Améliorez votre politique de dépenses en automatisant votre processus d'approbation ! Certaines dépenses n'ont pas besoin de beaucoup d’attention pour être approuvées et personne n'aime que ses dépenses ne soient pas prises en compte dans le processus d'approbation. C'est pourquoi maintenant nous vous permettons de mettre en place des flux d'approbation automatiques. En utilisant l'option de la section Action, vous pouvez maintenant automatiser entièrement l'approbation et le contrôle. Il suffit de sélectionner « approuver », « contrôler » ou « approuver et contrôler » automatiquement, de cette façon l'approbateur/contrôleur n'aura plus besoin de perdre du temps à approuver/contrôler ces petites dépenses insignifiantes.

Autres fonctionnalités incluses dans la version

En plus des règles pour les dépenses, nous avons également des petites fonctions pour aider à diviser les dépenses et une date d'arrivée et de départ pour calculer le montant par nuit.

Check-in/check-out

Ceci vous permettra de calculer le nombre de nuits qu'un utilisateur passe au cours d'un voyage. Le nombre peut ensuite être utilisé dans les règles de frais, ce qui vous permet de définir une règle qui limite le montant maximum qu'un salarié peut dépenser par nuit.

🔍  Pour plus de détails, vous pouvez consulter l'article du help desk

Diviser les dépenses en fonction d'une catégorie

Celui-ci vous permet de définir une catégorie et des sous-catégories, et lorsque l'employé choisit une de ces catégories, on lui demandera s'il souhaite diviser la dépense par les différentes sous-catégories.

🔍  Pour plus de détails, vous pouvez consulter l'article du help desk

Des règles pour tout régler

Avec les nouvelles règles de dépenses, vous disposez d'un ensemble puissant d'options pour créer des règles avancées. Vous serez en mesure de donner un feedback en direct à vos employés lorsqu'ils refusent une dépense. Vous aurez moins de messages entre l'employé, l'approbateur/contrôleur ou les RH. Cela réduira le montant des dépenses rejetées parce que les soumissions seront meilleures. Tout cela réduira le temps consacré à la gestion et au renforcement de votre politique de dépenses ⏱

Amusez-vous à explorer les possibilités !

💬
🙋‍♀️  Si vous avez le temps, nous aimerions savoir ce que vous pensez de notre nouvelle section des règles, vous pouvez nous contacter via la bulle de discussion ou  [email protected]

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