Nos últimos meses, estivemos reconstruindo a seção de regras de Rydoo da cabeça aos pés. Graças ao seu feedback no nosso portal do produto, somos capazes de nos concentrar no que é mais importante. Hoje temos o orgulho de apresentar um conjunto de regras para despesas que podem automatizar a sua política de despesas e torná-la mais transparente para os seus funcionários.


Aprovar ou rejeitar é uma parte importante do gerenciamento das despesas de sua empresa. Afinal, todos querem que este processo seja o mais tranquilo e rápido possível. Os seus funcionários precisam saber o que está dentro da política e serem reembolsados logo em seguida. Os aprovadores, por outro lado, não querem gastar muito tempo analisando as mesmas despesas todos os dias.

Envio de despesas melhorado 

Uma despesa rejeitada pode atrasar o fluxo de aprovação. Isso significa que a despesa precisa voltar ao início e passar pelo processo de aprovação novamente. 

Ao olharmos para as razões mais comuns pelas quais uma despesa foi rejeitada, descobrimos que 25% das despesas foram rejeitadas porque:

1. O recibo está incorreto ou em falta

2. A despesa está fora de política

3. A despesa não é dividida corretamente

A maioria das rejeições pode ser evitada com instruções mais claras sobre o que é permitido e o que não é, por isso é importante ter uma boa política de despesas. Se você está apenas começando ou quer melhorar sua política, aqui estão algumas dicas e truques . O próximo passo é comunicar estas políticas aos seus funcionários. Com os novos recursos que estamos lançando hoje, este passo se tornará mais fácil do que antes.

As novas regras de despesas em Rydoo

Nos últimos meses, reconstruímos toda a seção de regras e estamos super animados para finalmente apresentar aos nossos clientes.

Com as novas regras de despesas, será muito mais fácil:

Usando as novas regras de despesas, será muito mais fácil:

🤓 Adicionar regras avançadas

Através das regras de despesas você tem muito mais opções para definir o público alvo de uma regra e também para selecionar a ação necessária

⚠️ Comunique sobre a sua política de despesas

Através de avisos, você pode dar feedback direto para o funcionário antes de enviar uma despesa. 

🤖 Automatize seu fluxo de aprovação

Com ações eficazes você pode criar uma regra e permitir que ela ignore automaticamente as etapas do fluxo de aprovação.

Então, como vai funcionar? 

As regras de despesas podem ser configuradas através de 4 passos simples. 

Ao adicionar cada opção, você abre a possibilidade para criar combinações e montar as suas políticas de despesas em Rydoo.

Leia o artigo abaixo ou assista ao seguinte vídeo 

  1. Usuários
    Primeiro, você precisa selecionar os usuários aos quais as regras serão aplicadas. Você pode selecioná-los em um nível de filial, grupo, usuário ou deixar que a regra se aplique a todos dentro da empresa. 
  2. Condição
    Em segundo lugar, é necessário definir os critérios para os quais se deve aplicar uma regra. Aqui você tem a opção de escolher uma categoria e especificá-la por valor, recibo ou período da semana. É possível até mesmo estabelecer a regra para que ela se aplique apenas a determinados países, valores ou moedas. Os diferentes critérios também podem ser combinados, o que permite uma imensa possibilidade de opções!
  3. Ações
    Em terceiro lugar, as ações permitem definir um aviso que será exibido quando um usuário violar uma regra. Este alerta aparecerá quando o usuário tentar enviar a despesa. Além disso, você pode ignorar certos níveis de aprovações ou criar uma contra despesa.
  4. Nome e status
    Uma regra sem nome é uma regra incerta. Mantenha suas regras organizadas, nomeando-as e adicionando uma descrição a elas. 

🔍  Para mais detalhes, você pode ler nosso artigo completo em help desk, explicando todos os diferentes passos e opções.

Automatizando a sua política de despesas

Leve a sua política de despesas para o próximo nível, automatizando o seu fluxo de aprovação! Algumas despesas podem ser aprovadas sem precisar de muita atenção e ninguém gosta de ter suas despesas paradas no fluxo de aprovação. Por esse motivo, agora permitimos que você configure fluxos de aprovação automáticos. Assim, com essa opção, é possível automatizar totalmente a aprovação e o controle. Basta selecionar auto aprovar, controlar ou aprovar e controlar e o aprovador/controller não precisará mais desperdiçar tempo aprovando/controlando despesas de menor valor.

Outras características incluídas no lançamento

Além das regras de despesas, também temos alguns outros recursos para ajudar a dividir as despesas e uma data de check-in/check-out para calcular o valor por noite.

Check-in/check-out

Isso permitirá que você calcule o número de noites que um usuário fica durante uma viagem. O número pode ser usado nas regras de despesas, o que permite definir uma regra que limite o montante máximo que um funcionário pode gastar por noite.

🔍  Você pode conferir mais detalhes no artigo do help desk

Dividir despesas com base em uma categoria

Esta função permite definir uma categoria e subcategorias e sempre que o funcionário escolher uma categoria, será perguntado se ele quer dividir a despesa para as diferentes subcategorias.

🔍  Você pode conferir mais detalhes no artigo do help desk

Regras para administrar tudo

Com as novas regras de despesas, você tem um conjunto potente de opções para criar regras avançadas. Você poderá dar feedback em tempo real aos seus funcionários quando eles rejeitarem uma despesa e terá menos mensagens de ida e volta entre o funcionário, o aprovador/controller ou o RH. Isso reduzirá a quantidade de despesas rejeitadas porque as submissões serão melhores. Tudo isso diminuirá o tempo gasto na gestão e na melhoria da sua política de despesas ⏱

Divirta-se explorando as possibilidades!

💬
🙋‍♀️Nós gostaríamos de ouvir a sua opinião sobre as novas regras de despesas, você pode nos encontrar através do ícone do chat ou suporte@rydoo.com.br

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