En los últimos meses, hemos estado reconstruyendo las reglas de gastos de Rydoo desde el principio. Gracias a vuestro feedback en nuestro portal de productos, hemos podido concentrarnos en lo que más importa. Hoy estamos orgullosos de presentar un conjunto de reglas de gastos que se pueden usar para automatizar su política de gastos y hacerla más transparente para sus empleados.

Aprobar o rechazar un gasto es importante para administrar los gastos de su compañía, es la única forma de enviar gastos a través del flujo de aprobación. Es por ello que comenzamos a pensar en formas en las que pudiéramos mejorar dicho proceso. Finalmente, todos queremos que este proceso sea tan fácil y rápido como sea posible. Sus usuarios quieren ser rembolsados rápidamente y el aprobador no quiere pasar mucho tiempo revisando todos los diferentes gastos en su lista.  

Mejor envío de gastos

Un gasto que ha sido rechazado puede retrasar el flujo de aprobación. Esto significa que el gasto tiene que regresar al usuario y viajar nuevamente por todo el flujo de aprobación. Cuando buscamos los motivos de rechazo más comunes encontramos que el 25% de los gastos fueron rechazados por las siguientes razones:

  1. El recibo es incorrecto o faltante
  2. El gasto no cumple con la política de gasto
  3. El gasto no ha sido dividido correctamente

La mayoría de estos motivos de rechazo pueden ser evitados otorgando instrucciones claras de lo que es permitido y lo que no. Por ello la importancia de tener una clara política de gastos. Si se encuentra configurando por primera vez su cuentao quiere mejorar su política de gastos, aquí podrá encontrar unos consejos y trucos . El siguiente paso es comunicar estas políticas a sus empleados. Con las nuevas funcionalidades que estamos lanzando el día de hoy, este paso será mucho más fácil que antes. 

Las nuevas normas de gasto en Rydoo

Durante los últimos meses hemos trabajado en reconstruir la sección de normas en Rydoo y estamos muy emocionados en poder finalmente presentar estas mejoras a todos nuestros usuarios.

Con las nuevas funcionalidades en las normas, le será mucho más fácil: 

🤓  Añadir normas más complejas
Utilizando las normas, tendrá más opciones para definir la audiencia de las normas y también seleccionar las acciones a tomar. 

⚠️  Comunicar su política de gasto
A través de las alarmas, podrá dar un mensaje directo y retroalimentación inmediata al empleado antes de que el gasto sea enviado. 

🤖  Automatizar el flujo de aprobación
Podrá crear una regla y hacer que ciertos gastos salten el flujo de aprobación


Cómo funcionará?

Las normas de gasto podrán ser configuradas mediante cuatro sencillos pasos. Añadiendo los específicos para cada paso, tiene innumerables posibilidades de trasladar su política de gastos a Rydoo.

Si lo prefiere, podrá ver este video explicativo en lugar de leer las indicaciones. 

  1. Usuarios
    Primero necesita seleccionar a los usuarios a quienes aplicará esta norma. Puede seleccionar usuarios pertenecientes a una sucursal, grupo, un usuario en particular o que la norma aplique a toda la compañía. 
  2. Condiciones
    Después necesitará especificar los criterios a aplicar para cada regla. Aquí tendrá la opción de elegir una categoría y especificar el monto, el recibo o el momento en la semana en la que esta norma aplique. Incluso puede especificar si dicha regla aplica a algunos países, límite de gasto o moneda en particular. Los diferentes criterios pueden ser combinados lo que le permitirá una amplia gama posibilidades para la creación de reglas. 
  3. Acciones
    Las acciones le permiten configurar una alarma visible en el gasto cuando se incumpla una regla. Dicha alarma será una gentil advertencia al usuario quien intente enviar un gasto que no cumpla con la política. Adicionalmente puede saltar ciertos niveles de aprobación o crear un contra gasto. 
  4. Nombre y estado
    Una regla sin nombre no ofrece mayor información al usuario. Asegúrese de brindarle un nombre adecuado junto con una breve, pero conclusa descripción a la misma.

🔍  Para más detalles, acceda a nuestro artículo el cual le explicará más detalladamente los diferentes pasos y opciones

Automatización de su política de gastos

Lleve su política de gastos al siguiente nivel automatizando su flujo de aprobación. Algunos gastos no necesitan mucha consideración o revisión para poder ser aprobados. A nadie le gusta tener sus gastos esperando para ser aprobados. Por ello ahora permitimos configurar automáticamente el flujo de aprobación. Utilizando la opción en la sección “Acciones”, le es posible automatizar por completo la aprobación o control de ciertos gastos. Únicamente seleccione “auto-aprobación o auto-control y el aprobador o controlador no tendrá que revisar los gastos insignificantes. 

Otras funciones incluidas en este lanzamiento

Check-in/check-out

Esto le permitirá calcular el número de noches por usuario durante un viaje. Esta función ofrece la posibilidad de configurar una regla que limite el número máximo de noches las que un usuario tiene permitido permanecer en un hotel.

🔍 Para más información de click en este artículo

División de gasto por categoría

Esta función le permite configurar una categoría y subcategoría y por consiguiente cada vez que un usuario elija una categoría previamente configurada con esta función, se le pedirá dividir dicho gasto en diferentes sub categorías.

🔍  Para más detalles consulte los artículos en nuestra sección de ayuda.

La mejor plataforma para sus políticas de empresa

Con la nueva función de normas, tendrá una poderosa herramienta para crear reglas complejas. Le será posible dar retroalimentación directa y de forma inmediata a sus empleados cuando un gasto sea rechazado. Tendrá menos mensajes de ida y vuelta entre empleados, aprobadores y RH. Esto reducirá el monto de gastos rechazados por que durante la creación de ellos el usuario será mejor informado. En conjunto, todas estas funciones reducirán el tiempo que se designa en administrar sus gastos y reforzar las políticas de gasto de la empresa. ⏱

¡Diviértete explorando las posibilidades!

💬
🙋‍♀️ Si tienes un poco de tiempo, nos encantaría saber qué piensas acerca de las nuevas normas de gastos. Puedes comunicarte con nosotros a través de la burbuja de chat o support@rydoo.com

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