In den vergangenen Monaten haben wir Rydoos Ausgabenregeln von Grund auf erneuert. Dank eures Feedbacks in unserem Product Portal konnten wir uns auf das Wesentliche konzentrieren. Daher freuen wir uns sehr Ihnen heute ein neues Set an Regeln zu präsentieren, welche Ihre Ausgabenpolitik noch weiter automatisieren und für Ihre Angestellten noch transparenter macht!

Ausgaben zu genehmigen und abzulehnen ist ein wichtiger Bestandteil bei der Organisation Ihrer Firmenausgaben. Am Ende des Tages möchte jeder den Prozess so schnell und effizient wie möglich haben. Ihre Angestellten möchten wissen wie die Firmenregeln hierzu aussehen und so schnell wie möglich ausgezahlt werden. Auf der anderen Seite möchten alle Genehmiger nicht zu viel Zeit mit dem Überprüfen kleiner Ausgaben vergeuden.

Bessere Ausgabenerstattung

Zurückgewiesene Ausgaben verlangsamen den Erstattungsprozess. Die Ausgabe muss zurück zum Start, um dann nochmals den Ausgabenprozess zu durchlaufen. Eine Analyse abgelehnter Ausgaben hat ergeben, dass 25% aller Fälle drei Ursachen haben:

  1. Die Rechnung ist fehlerhaft oder fehlt ganz
  2. Die Ausgabe liegt außerhalb der Ausgabenregeln
  3. Die Ausgabe wurde nicht korrekt gesplittet

Die meisten dieser Ablehnungen hätten durch klarere Anweisungen, von was erlaubt ist und was nicht, vermieden werden können. Daher ist es wesentlich, gute Ausgabenregelung zu haben. Egal ob Anfänger oder bloß am Verbessern Ihrer Ausgabenregelungen interessiert, hier finden Sie einige nützliche Tipps und Tricks practices. Der nächste Schritt ist die Kommunikation ihrer Regelungen mit Ihren Mitarbeitern und Angestellten. Mit dem neuen Feature, welches wir heute implementieren, wird dieser Schritt viel einfacher als früher.

Die neuen Ausgabenregeln in Rydoo

Über die letzten paar Wochen haben wir die Regel komplett überarbeitet und wir sind sehr aufgeregt diese endlich an unsere User zu bringen!

Mit unseren neuen Regeln wird es einfacher:

🤓  Fortgeschrittene Regalen hinzuzufügen

Mit den Ausgabenregeln haben Sie viel mehr Möglichkeiten, das Ziel ihrer Regel konkret zu definieren und notwendige Aktionen zu formulieren.

⚠️  Ausgabenregelungen zu kommunizieren

Durch Warnungen können sie direkt und unmittelbar Feedback an ihre Angestellten geben, noch bevor diese ihre Ausgaben einreichen.

🤖  Ihren Approval Flow zu automatisieren

Mit mächtigen Einstellungen können sie durch Regeln gewisse Ausgaben den Genehmigungsprozess überspringen lassen.

Wie funktioniert es tatsächlich?

Regeln können ganz einfach in vier Schritten erstellt werden. Indem sie jeden Schritt konfigurieren, können endlose Möglichkeiten an Ausgabenregelungen erstellt werden.

Falls Sie das Videoformat über den Text bevorzugen

  1. User
    Zunächst müssen Sie auswählen, für wen die Regel gelten soll. Sie können die Regel entweder auf gewisse User, Gruppen oder Niederlassungen anwenden, oder alle Angestellten Ihrer Firma.
  2. Konditionen
    Zweiten müssen Sie einige Konditionen spezifizieren, nach denen die Regeln greifen sollen. Hier können Sie nach Kategorie gehen und die Regel zusätzlich nach Summe, Rechnung, oder Wochentag spezifizieren. Dies ist nun sogar nach Land, Mengen oder Währungen möglich. Es können verschiedene Konditionen kombiniert werden, um auch sehr spezielle Regelungen zu konfigurieren.
  3. Aktionen
    Drittens erlauben es Aktionen, Warnungen innerhalb der Ausgaben anzuzeigen, falls diese gegen die Regel verstößt. Dies wird Ihre User darauf hinweisen, dass eine Regel verstoßen wurde, während sie Ihre Ausgaben einreichen. Zusätzlich können spezifische Genehmigungsebenen übersprungen werden und automatisch Gegenausgaben kreiert werden.
  4. Name & status
    Eine Regel ohne Namen ist ziemlich langweilig. Organisieren Sie Ihre Regeln effizient, indem Sie ihnen Namen und Beschreibungen geben.

🔍  Für zusätzliche Informationen können sie unsere ausführlichen Help-Desk Artikel lesen, in dem alle notwendigen Schritte und Optionen beschrieben werden.

Automatisieren Sie ihre Ausgabenregelungen

Heben Sie Ihre Ausgabenregeln auf die nächste Stufe! Einige Ausgaben brauchen nicht viel Aufmerksamkeit. Niemand mag es, wenn seine Ausgaben untätig im Genehmigungsprozess herumhängen. Daher ermöglichen wir nun einen automatischen Genehmigungsablauf. Durch die Optionen in der Aktion Sektion können nun kleine und unwichtige Ausgaben automatisch genehmigt und/oder geprüft werden.

Weitere Features im Release

Check-in/check-out

Dies erlaubt es Ihnen zu kalkulieren wie viele Nächte in der Reise verbracht werden. Diese Nummer und der Preis pro Nacht kann dann für die Erstellung von Regeln benutzt werden.

🔍  Für weitere Informationen lesen Sie unseren Help-Desk Artikel

Split expense based on a category

Dies erlaubt es Ihnen Kategorien und Sub-Kategorien zu erstellen. Wann immer Ihre Angestellten die Kategorie auswählt, wird er gefragt, ob er die Ausgabe nicht in die verschiedenen Subkategorien splitten möchten.

🔍  Für weitere Informationen lesen Sie unseren Help-Desk Artikel

Regeln um alles zu regeln

Mit den neuen Ausgabenregeln haben sie potente Optionen, fortgeschrittene Regeln zu konfigurieren. Sie werden die Möglichkeit haben, Ihren Angestellten im Prozess der Erstellung ihrer Ausgaben Feedback zu geben. Es wird weniger hin- und zurück zwischen Usern und Gehenmigern geben. Dies wird die Zeit vermindern, welche Sie zum Management und Durchsetzen ihrer Ausgabenregelung brauchen.⏱

Viel Spaß beim Erforschen der Möglichkeiten!

💬
🙋‍♀️ Falls Sie einen Moment Zeit haben würden wir uns sehr freuen, etwas Feedback zu unseren neuen Regeln zu bekommen. Sie können uns durch den Chat oder via support@rydoo.com erreichen.

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